Le nouvel exécutif berlinois

Le Maire de Berlin et les nouveaux sénateurs

Aujourd'hui, Klaus Wowereit, Maire de Berlin, a présenté le nouvel exécutif de la Ville et du Land de Berlin.

Frank Henkel, Sénateur de l'Intérieur

Le nouveau Sénateur de l'Intérieur et du Sport s'appelle Frank Henkel (CDU).

Pour celles et ceux que ça intéresse les autres sénateurs sont présentés ici...

Service administratif mobile

J'étais de nouveau à Reinickendorf aujourd'hui, mais cette fois pour accompagner l'équipe du service administratif "mobile"(MoBüD).

Deux fois par semaine deux agents volontaires tiennent une permanence administrative dans un lieu éloigné des services administratifs. Reinickendorf est un grand arrondissement qui compte 5 guichets administratifs. Le service administratif mobile permet d'aller à la rencontre des usagers et de désengorger par la même occasion les guichets administratifs très fréquentés.

Chaque mardi, la permanence du service administratif mobile est accueillie dans une maison de retraite de 14h à 17h. La maison de retraite est située dans un quartier résidentiel dans le nord de Reinickendorf, ce qui permet aux personnes qui habitent aux alentours de prendre RDV ou de venir directement à la permanence pour réaliser des démarches administratives ou retirer un document : passeport, carte d'identité, enregistrement administratif, permis de conduire, carte de cantine, etc.

L'équipe utilise la voiture de fonction de l'arrondissement pour transporter le matériel dans une valise spécialement conçue pour le service administratif mobile. Ils installent sur place un ordinateur portable connecté au système de la ville via une connexion sécurisée, un scanner, une imprimante portable, l'appareil pour le prélèvement des empreintes digitales et l'appareil pour le paiement par carte bancaire. Seuls les paiements par carte bancaire sont autorisés pour éviter que les agents n'aient à transporter de l'argent liquide.

La maison de retraite est ravie d'accueillir ce service dans sa résidence. L'équipe s'installe dans la cantine. Des paravents permettent de délimiter l'espace d'accueil et la salle d'attente. La résidence met à disposition du café pour l'équipe .

Les usagers sont très contents de pouvoir réaliser leurs démarches administratives à proximité de leur lieu de résidence. Ils m'ont souvent dit qu'ils étaient satisfaits du temps d'attente, qui était beaucoup moins long que dans les autres guichets administratifs de l'arrondissement. Ils apprécient le lieu qui est plus chaleureux, l'accueil convivial, mais aussi la démarche de leur mairie d'arrondissement : l'administration vient à leur rencontre et améliore sa qualité de service.

Le centre culturel Bethanien

Le centre culturel Bethanien

Le lieu qui fut jadis un hôpital (1847-1970) a été sauvé de la démolition en 1970 par une association de squatteurs et de militants. De 1984 à 2010 il accueillît la communauté d'artistes du centre culturel Bethanien. En 2010, la communauté d'artistes du Bethanien s'est installée dans des nouveaux locaux plus spacieux à Kreuzberg. Bethanien accueille désormais des artistes du monde entier en résidence (25 artistes actuellement). Des salles d'exposition accessibles au public permettent de voir les réalisations des artistes. C'est l'un des plus importants programmes de résidence artistique d'Allemagne.  

Visite du Sénateur de l'Intérieur

Ce matin, nous avons reçu la visite dans nos bureaux de Monsieur Erhart Körting, Sénateur de l'Intérieur depuis 2001 et membre du SPD. Il est passé dans tous les bureaux dire au revoir à ses collaborateurs. Suite aux élections de septembre et de la nouvelle coalition SPD/CDU, le nouveau Sénateur de l'Intérieur sera un responsable politique membre du parti conservateur CDU. Mr Dr. Körting était apprécié et estimé au Sénat de l'Intérieur.

 

Malheureusement 3 collègues de l'équipe ont raté sa visite et du coup la photo...

Marchés de noël

Depuis lundi dernier, les marchés de noël ont ouvert leurs stands. Celui qui se trouve à proximité du Sénat de l'Intérieur à Alexanderplatz ressemble davantage à une fête foraine qu'à un marché de noël traditionnel! D'ailleurs, mes collègues ne l'apprécient guère et en préfèrent d'autres installés dans d'autres quartiers de Berlin. Une sortie est d'ailleurs prévue pour me faire découvrir un marché de noël sympa. En attendant, voici une petite vidéo qui vous permettra de vous faire une idée de celui d'Alexanderplatz!

Mairie de Reinickendorf

Mairie d'arrondissement de Reinickendorf

J'ai été chaleureusement accueillie à la mairie d'arrondissement de Reinickendorf ce matin. J'ai pu rester avec les agents qui accueillent le public dans différents services de la mairie.

Ainsi, j'ai pu voir le guichet d'accueil unique où ils traitent toutes les demandes des usagers. Les actes les plus demandés sont le renouvellement ou la réalisation des pièces d'identité. A la différence de Paris, c'est la mairie qui gère la réalisation des cartes d'identité et des passeports. Ils ont le même équipement que la Préfecture de Police chez nous : prélèvement numérique des empreintes digitales, signature électronique, logiciel pour réaliser la pièce d'identité en ligne. Une fois la demande traitée, les usagers sont prévenus par courrier 3 semaines plus tard de l'arrivée de leur document en mairie. Pour des raisons de sécurité les pièces d'identité ne sont pas envoyées par la poste, mais doivent être retirées personnellement.  

Hall d'entrée et salle d'attente de Reinickendorf

Les usagers n'ont pas attendre et peuvent directement retirer leur pièce d'identité dans un bureau qui ne s'occupe que du retrait de ces documents. Ce dernier sert également de guichet d'accueil pour les personnes qui ont un RDV, Reinickendorf n'étant pas encore équipé du système de gestion des flux "ZMS".

Salle d'attente Reinickendorf

Il n'y a pas de guichet d'accueil dans le hall d'entrée, mais une salle d'attente avec des informations mises à disposition du public. Ils s'orientent tous seuls ou attendent patiemment leur tour pour réaliser leur démarche administrative auprès du guichet unique.

Il y a également un bureau qui ne s'occupe que de la réalisation ou du renouvellement du "Berlin Pass", qui est un abonnement mensuel à moitié prix pour les transports en commun dont peuvent bénéficier les demandeurs d'emploi ou les personnes en situation de précarité. La mairie a été obligée de séparer ce service du guichet unique pour écourter le temps d'attente des usagers. En effet, ce service peut recevoir jusqu'à 600 personnes par jour.

On m'a ensuite présentée le back office où sont traitées les demandes qui arrivent par courrier, par mail et par voie électronique. Très peu d'actes sont réalisés aujourd'hui en ligne, car l'administration berlinoise n'a pas encore mis en place la signature électronique. Les formulaires en ligne doivent être majoritairement envoyés par la poste. Le back office se charge également de l'actualisation des informations mises à disposition du public (brochures, documents, sites Internet).

Le système de gestion des flux à Friedrichshain

Aujourd'hui, je suis allée dans le service administratif de mon arrondissement (Bürgeramt Friedrichshain-Kreuzberg), car je devais procéder à mon enregistrement administratif à Berlin. Étant donné que je reste 3 mois à Berlin je dois m'enregistrer auprès des autorités berlinoises.

J'avais au préalable appelé le numéro unique de la mairie de Berlin : le 115 pour me renseigner sur les pièces à fournir. J'ai ensuite choisi un jour et une heure de RDV sur le site Internet de mon arrondissement.

A Friedrichshain-Kreuzberg, il y a 3 services administratifs qui accueillent le public et un service qui s'occupe du "back office" : gestion du courrier, mais aussi du téléphone lorsque le 115 transfère un appel qui nécessite un second niveau d'information. Le back office peut également gérer les RDV par téléphone via le Système de gestion des RDV, des flux et du temps d'attente (Zeitmanagementsystems : ZMS).

Le responsable de l'arrondissement, que j'avais rencontré à une réunion la semaine dernière, m'avait proposée de me présenter, le jour de mon RDV, le fonctionnement de son service administratif et le nouveau système ZMS.

Salle d'attente Friedrichshain-Kreuzberg

Lorsque je suis arrivée j'ai attendu avec les autres usagers dans la salle d'attente. Il y avait 3 écrans plasma indiquant le temps d'attente, les numéros appelés et les numéros des RDV. Mon numéro a été appelé à l'heure exacte de mon heure de RDV!

Écran de gestion des flux

Dans le bureau où je devais me rendre j'ai été accueillie par le responsable de l'arrondissement et deux agents administratifs. Ainsi, ils ont pu me montrer le fonctionnement du système ZMS en procédant à mon enregistrement, car il est intégré dans la base de données des prestations.

Base de données des prestations

La base de données des prestations est simple d'utilisation et rapide pour l'agent. Des informations préalablement enregistrées leur permettent de gagner beaucoup de temps. De plus, l'interface permet au responsable d'arrondissement de voir toutes les statistiques : nombre d'usagers accueillis, nombre d'actes réalisés, temps d'attente, etc.

Le système permet également aux agents de visualiser en temps réel le temps d'attente estimé pour les usagers qui se trouvent dans la salle d'attente. Les heures de forte affluence cela permet au responsable du site d'informer les usagers que le temps d'attente sera supérieur à 1h : ils ont alors la possibilité de laisser leur numéro de téléphone et de recevoir un SMS pour les prévenir que leur numéro sera appelé dans les 15 prochaines minutes ou bien ils ont la possibilité de prendre un RDV un autre jour. Les RDV garantissent aux usagers d'être accueillis à l'heure choisie indépendamment du nombre d'usagers présents dans la salle d'attente. C'est effectivement ce qui s'est passé pour moi.

Le système est hébergé sur l'intranet de la ville, ce qui permet à la direction de l'informatique de gérer d'éventuels problèmes techniques à distance. Ils interviennent également sur place si nécessaire.

Les agents et les usagers sont satisfaits par ce nouveau système de gestion des RDV, des flux et du temps d'attente.
D'autre part, l'organisation front et back office de l'arrondissement a également contribué à améliorer la qualité d'accueil des usagers, car les agents qui accueillent le public n'ont plus à gérer les appels téléphoniques pendant les RDV. Pour l'avoir testée en tant qu'usager je trouve que ce système est une vraie réussite, car il améliore l'accueil du public et facilite le travail des agents.

Vie sociale au bureau

Depuis que je suis arrivée mes collègues m'invitent à tous les évènements organisés au bureau et à l'extérieur. Et il y en a beaucoup! Dans mon service, ils se retrouvent souvent pour célébrer un évènement soit autour d'un petit-déjeuner, soit à la pause déjeuner, soit en fin d'après-midi pour boire un café ou un verre ensemble. Mon arrivée représente une occasion supplémentaire de se retrouver en dehors du travail pour me faire découvrir un bar, un restaurant, le marché turc de Kreuzberg, le marché de noël, etc. Aujourd'hui nous nous sommes retrouvés en fin d'après-midi pour fêter le nouveau bureau d'un collègue! Toutes les occasions sont bonnes!

Vendredi 2 décembre, une soirée de noël est organisée pour le personnel avec au programme un dîner et une soirée dansante. Le 6 décembre, jour de la Saint Nicolas, le responsable de notre direction nous invite à déguster des spécialités de noël autour d'un café. J'ai l'impression que la vie professionnelle ici est particulièrement ponctuée par les évènements festifs! Ces occasions de se retrouver de façon informelle participent à la cohésion de groupe et semblent renforcer le sentiment d'appartenance.

Mutualisation insolite!

J'ai découvert avec une amie un lieu insolite vendredi soir : une chapelle évangélique qui sert de théâtre et de bar/club au sous-sol! En bas il y avait une soirée electro minimaliste et comme toujours en Allemagne avec des références à la musique des années 80! Dans ce lieu il y avait 2 DJ, un bar, les organisateurs de la soirée et une population de jeunes habillés en noir ou en cuir. C'était un mélange de jeunes punk, gothiques et fans de musique électronique paisibles et décontractés. Ce lieu est auto-géré, ce qui explique les prix bon marchés des boissons.
Le lendemain j'étais intriguée par ce lieu et y suis retournée pour le voir en plein jour. Comment une chapelle peut être utilisée pour des soirées? J'ai eu la chance de rencontrer une personne qui m'a expliquée le fonctionnement de ce lieu. L'église évangélique loue la chapelle à une troupe de théâtre pour organiser des représentations de théâtre et des concerts. Le sous-sol est prêté à un autre collectif qui organise aussi des concerts et des soirées à thème. Ils doivent cependant nettoyer et remettre en ordre la chapelle deux fois par mois pour permettre à l'église de tenir office. Cette forme de mutualisation est incroyable! Un lieu de culte religieux qui sert de lieu culturel lorsqu'il n'est pas utilisé par la communauté évangélique!
Ce soir j'y retourne pour voir un concert!

Pour en savoir +  : http://www.theaterkapelle.de/index.php?id=83 (en allemand)

Concertation Mauerpark

Ce soir s'est tenue la 7ème réunion de concertation pour une meilleure gestion du parc "Mauerpark" à Prenzlauer Berg. Son nom signifie "le parc du mur" et tire ses racines du célèbre mur de Berlin, dont un segment passait par le centre du parc, séparant ainsi les quartiers de Prenzlauer Berg et de Wedding. Aujourd'hui ce parc accueille un marché aux puces chaque dimanche qui attire de nombreux visiteurs, artistes et musiciens (juqu'à 55.000 personnes l'été). Les personnes qui résident à proximité du parc se plaignent du bruit généré par les différents groupes qui jouent, mais aussi par le karaoké qui se tient le dimanche dans le parc.

Karaoké Mauerpark

D'autre part, il est apparu important de réglementer l'usage des barbecues l'été et de trouver une solution pour la gestion des déchets laissés par les visiteurs.

Étaient présents à cette réunion : un responsable politique local, le responsable du parc, des représentants de la direction des espaces verts et de l'environnement, du Sénat de l'Intérieur, de la police municipale, du service administratif de l'ordre et la sécurité, des associations de riverains et des amis de Mauerpark. Un modérateur professionnel animait cette réunion participative. Après une discussion où chacun s'est exprimé, des nouvelles règles ont été arrêtées. La prochaine réunion décidera des outils de communication à réaliser pour informer les usagers du parc de ce nouveau règlement.

Projet "Maerker"

Un projet pilote "Maerker, Bürger machen mit!"" est expérimenté dans un arrondissement de Berlin (Lichtenberg) permettant aux usagers de déposer des messages sur un portail Internet pour signaler des problèmes repérés sur la voie publique (une lumière qui ne fonctionne plus, un cable électrique vandalisé, etc.). Ils peuvent accompagner leur message d'une photo.

Le message apparaît immédiatement sur le portail Internet avec la couleur rouge indiquant que cette réclamation est enregistrée, mais n'est pas encore traitée. Lorsque le problème est en cours de traitement par le service compétent il apparaît en jaune sur le site. Le vert indique ensuite que le problème est réglé. Ce système garantit la transparence des échanges entre l'administration et les usagers en permettant la visualisation en temps réel du traitement des réclamations. Le projet "Maerker" devrait être généralisé dans tous les arrondissements berlinois en 2012.

 Lien vers le portail de Lichtenberg

Actualité de l'administration berlinoise

Dans la nuit de mercredi, les sociaux-démocrates (SPD) et les chrétiens-démocrates conservateurs (CDU) ont conclu un accord pour former un gouvernement régional de coalition à Berlin.

Klaus Wowereit

Klaus Wowereit, Maire et chef du gouvernement régional sortant, est arrivé en tête de l'élection régionale en septembre dernier. Il doit être réélu formellement le 24 novembre prochain pour entamer son 3ème mandat de 5 ans. M. Wowereit gouvernait depuis 2001 avec la Gauche radicale "Die Linke". Cette coalition gouvernementale ne bénéficie plus d'une majorité au parlement, les 2 partis ayant subi des pertes aux élections de septembre. La surprise est venue des 9% obtenus par le parti des Pirates, jeune mouvement qui prône la démocratie directe sur Internet. M. Wowereit (SPD) a été obligé d'entamer des négociations avec les conservateurs (CDU) arrivés 2ème du scrutin, après l'échec des discussions avec les Verts. Ces derniers s'opposant formellement à la construction d'une autoroute autour de Berlin, projet inscrit dans le contrat de mandature de M.Wowereit.


Comment fonctionne l'administration berlinoise?

Mairie de Berlin

La Ville et la Région (Land) de Berlin sont dirigées par un Maire et 8 Sénateurs.
Berlin est une Ville-Etat où coïncident sur le même territoire les compétences de l’administration municipale et celles des États-membres allemands. 
En tant qu’État-membre (Land), Berlin envoie quatre représentants au Conseil fédéral où elle participe ainsi au vote des lois nationales. 
La ville dispose de pouvoirs administratifs étendus, mais également de pouvoirs législatifs, pouvant réglementer par ses propres normes un ensemble très étendu de domaines. Ainsi, le Land a compétence sur pratiquement tous les domaines (l'éducation, la culture, la planification, l’aide sociale, les transports), à l'exception de ceux exclusifs de l'État fédéral. La puissance de la ville-État se manifeste par l'importance de son budget, même si la dette y tient une place considérable...

Les 12 arrondissements de Berlin

La ville compte 12 arrondissements, qui sont composés d'une collectivité dirigée par un conseil élu au suffrage universel direct, avec à sa tête un maire et un exécutif de cinq membres. Les arrondissements disposent d’une autonomie de dépenses. Une dotation leur est attribuée globalement et sans contraintes particulières.

Les domaines de compétences des 8 Sénats de Berlin, qui correspondent chez nous aux cabinets des Adjoints au Maire :

Sénat de l'Intérieur et du sport

>Sénat chargé de l’économie, de la technologie et de l'égalité femmes-hommes
>Sénat chargé de la justice
>Sénat chargé de l’éducation, de la science et de la recherche 
>Sénat chargé de l’intérieur et du sport (Le Sénat où je travaille)
>Sénat chargé de la santé, de l’environnement et de la protection
>Sénat chargé de l’intégration, du travail et des affaires sociales
>Sénat chargé des finances
>Sénat chargé du développement urbain

Nous connaîtrons les nouveaux sénateurs la semaine prochaine. Nous savons d'ores et déjà que le Sénateur de l'Intérieur et du sport sera un représentant du CDU.

Mardi 14 novembre

Chaque mardi matin se tient la réunion hebdomadaire de mon équipe. Exceptionnellement ce matin nous avons organisé un petit-déjeuner pour fêter la nomination de Britta, l'anniversaire d'Ulrike et mon arrivée dans l'équipe!

Cet après-midi, j'ai participé à une réunion sur un projet de gestion du temps d'attente des usagers dans les services administratifs berlinois (gestion des RDV en ligne et via le numéro de téléphone unique : 115 ; confirmation du RDV par SMS et par E-mail ; gestion du temps d'attente à l'accueil à l'aide d'écrans et de bornes interactives). Des représentants des 12 arrondissements de Berlin étaient présents, ainsi que le LABO et l'ITDZ, organismes partenaires du Sénat de l'intérieur. Ce système a été expérimenté depuis 2 ans dans différents arrondissements et a réellement permis de diminuer le temps d'attente des usagers à l'accueil. Se posent désormais la question de la généralisation de ce système dans tous les services berlinois et la question du financement. Des décisions seront prises le mois prochain dès que les nouveaux représentants de l'exécutif auront été officiellement nommés.

Warten im Amt wird einfacher - Ma-Tvideo France3

En fin d'après-midi, j'ai assisté à une conférence organisée par le réseau des jeunes fonctionnaires diplômés. Ce réseau se réunit une fois par mois autour d'un thème. Aujourd'hui le sujet était le développement personnel et l'évolution professionnelle au sein de l'administration berlinoise. Deux représentantes des ressources humaines responsables de la formation et de la gestion des carrières sont intervenues pour présenter les mesures existantes au sein de l'administration avant de répondre aux questions des participants.

Les horaires de travail

En Allemagne, on travaille 40h par semaine, pourtant, depuis que je suis ici, j'ai l'impression qu'ils restent moins longtemps que nous au bureau. En fait, c'est surtout qu'ils quittent le travail beaucoup plus tôt que nous...
Ils commencent généralement entre 6h et 9h, le plus souvent vers 8h. Leur pause déjeuner ne dépasse rarement une demi-heure, ce qui leur permet de partir le plus souvent entre 16h et 17h. Il n'est pas rare de voir des personnes quitter le travail vers 14h ou 15h, par contre très peu de personnes restent au-delà de 18h. Le travail n'est pas reconnu sur la quantité d'heures passées au bureau, mais sur le travail accompli.
Dans l'administration où je travaille, il n'y a pas de système de badgage automatisé, par contre chaque agent doit noter dans un fichier Excel ses horaires de travail. Ces fichiers sont ensuite envoyés chaque semaine au responsable du département. Ce système repose sur l'honnêteté des agents et la confiance de la hiérarchie. Les heures supplémentaires ne sont pas payées, mais sont récupérées en jours de repos. Mes collègues semblent satisfaits de leur rythme de travail et de leur conciliation vie professionnelle/vie privée.

Le dimanche à Berlin

Le dimanche, les berlinois se retrouvent généralement en famille ou entre amis pour bruncher. Ils brunchent soit chez eux, soit dans les cafés/restaurants qui proposent le brunch le plus souvent sous forme de buffet. Ces buffets sont gargantuesques! Il y a une multitude de choix : nombreuses variétés de pains, viennoiseries, plats chauds, tartes, salades composées, plateaux de charcuteries et de fromages, gâteaux, gauffres/crêpes, salade de fruit, crèmes dessert. Avec un tel choix on reste un long moment à table! Il faut compter entre 5 et 10€ pour un brunch en fonction du quartier ou de l'emplacement du café.

 

Après un tel repas, rien ne vaut une bonne balade digestive! Ils vont soit flâner dans un marché aux puces, soit se promener ou faire du vélo dans un parc.

Mon quartier

Karl-Marx-Allee

Friedrichshain est un quartier situé dans l'ancien Berlin Est, il est en pleine mutation aujourd'hui. La Karl-Marx-Allee, symbole de l'ancienne RDA, se métamorphose peu à peu avec l'ouverture de bars, cafés et boutiques branchées. Ce grand boulevard était la vitrine de l'ère socialiste et de l'architecture est allemande. C'est ici que vivaient l'élite dans des appartements modernes et confortables dotés de portes-fenêtres, parquets, salles de bains carrelés et cuisines intégrées. Ces immeubles représentaient le summum du confort en RDA. Aujourd'hui, ce quartier attire les étudiants, les artistes, les jeunes couples, car c'est un quartier agréable et encore abordable.

Karl-Marx-Allee

Aux alentours de la Karl-Marx-Allee se cachent des quartiers résidentiels très agréables. Il y a une véritable vie de quartier à Berlin. Chaque quartier est pourvu de commerces de proximité, cafés, bars, restaurants, qui participent à l'ambiance décontractée et animée de ces lieux de vie. Il est possible de vivre en autarcie dans l'arrondissement où on réside à Berlin. D'ailleurs, nombreux berlinois ne quittent pas leur quartier le week-end.

Friedrichshain

Vue de mon appartement

Trajet vélo appart-boulot

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